MSF SUPPLY RECHERCHE QUATRE « FREIGHT OPERATORS » (H/F/X)

CONTRAT A DURÉE INDÉTERMINÉE - 100%

MEDECINS SANS FRONTIERES est une organisation humanitaire médicale, internationale, indépendante, présente dans plus de 60 pays à ce jour. MSF apporte une assistance médicale aux populations victimes de conflits armés mais aussi d'épidémies et de pandémies ou de catastrophes naturelles, et privées de soins, sur base de leur besoin, sans discrimination de religion, philosophie ou politique.

MSF Supply est la centrale d’achat de Médecins Sans Frontières Belgique. Ses 120 collaborateurs offrent un service logistique intégré aux missions sur le terrain : support technique, gestion des commandes clients, appels au marché et achat du matériel médical et non-médical, contrôle de qualité, entreposage et expédition des biens jusqu’aux missions présentes sur le terrain. MSF Supply est un des piliers de la Supply Unit d’OCB (Opérationnel Center Brussels, les opérations d’MSF Belgique) comprenant l’entièreté de la gestion de la Supply Chain à la fois internationale et locale. MSF Supply sert également d’autres organisations du secteur humanitaire.

En 2022, MSF Supply a servi plus de 92.000 lignes de commandes et envoyé plus de 4.140 tonnes de matériel sur le terrain.

Notre Mission : MSF Supply, centrale d’approvisionnement du mouvement MSF, fournit des produits et services de qualité adaptés aux besoins d’organisations humanitaires médicales test.

Le département Freight & Customs organise et coordonne l’envoi de nos marchandises à nos clients. Il est également en charge de la formation transport et douane des nouveaux arrivants de l’OCB lors des semaines de formation organisées par le département Supply Chain.

RAISON D’ETRE :

Le/la Freight Operator organise les envois selon les différents modes de transport de façon à ce que les produits commandés soient expédiés selon les règles GDP, dans les meilleurs délais, au meilleur prix en respectant les contraintes de transport (doc, règlementations, ….) et les exigences des clients.

RESPONSABILITES :

1)    Rassembler les informations nécessaires tant en français qu’en anglais afin de préparer le fret selon les différentes législations et contextes :

• les projets MSF :
• Connaître l’ensemble des intervenants MSF impliqués dans la chaîne logistique (projets et siège).
• Maintenir à jour la « fiche pays » en fonction des informations reçues par les clients.
• les autres départements MSF Supply :
• Assurer la complémentarité de la chaîne. Compréhension des contraintes mission/projet liées aux autres départements MSF Supply. (maintenir prioritairement une synergie avec les opérateurs – le département Supply).
• les différents prestataires de services :
• Tenir à jour les routings disponibles pour les contextes dont le Freight Operator à la charge
• Se tenir à jour sur les différentes compagnies aériennes ou maritimes opérant sur les différentes destinations.

2)    Garantir aux clients un suivi proactif pour l’ensemble des marchandises se trouvant dans la zone RTS (Ready To Ship) afin d’éviter au client de perdre de la marchandise et lui proposer les meilleures solutions :

• Proposer de consolider la marchandise (poids pour le mode de transport aérien, volume pour le mode de transport maritime).
• Proposer des solutions d’envoi pour les produits ayant une durée de vie limitée (durée de vie restante acceptable à la livraison).
• Rappeler et solutionner l’envoi des produits disponibles depuis une longue période de temps, en informant les clients de la marchandise en attente, en trouvant des solutions de transport ou en leur fournissant les documents et informations dont ils pourraient avoir besoin.
• Trouver des solutions d’optimisation des routings, planning transport et/ou mode de transport.
• Analyser les documents et gérer la communication avec tous les intervenants impliqués au sein de MSF Supply et des terrains afin d’envoyer la marchandise de façon efficace.
• Assurer le suivi du fret jusqu’à l’arrivée à destination finale en faisant les trackings des envois.
• Suivre les envois jusqu’à destination.

3)     Créer les dossiers frets (administration) selon les différentes contraintes afin de permettre l’exportation des produits :

• Tenir en compte les contraintes de transports (keep cool, produits dangereux, psychotropes, transit, …).
• Garantir le suivi des contraintes spécifiques liées à l’importation des articles dans les différents contextes.
• Garantir la transmission des informations/documents aux différents partenaires logistiques et clients (shipper déclaration, certificat d’analyse, trem cards, MSDS,…).
• Classer et archiver l’ensemble des documents et informations liés au traitement des frets afin de garder l’historique des envois et la cohérence des données :

• Classer l’ensemble des documents et des emails dans les dossiers « archives frets ». Le Freight Operator est responsable d’assurer l’archivage de tous les documents nécessaires au bon suivi du fret tant l’archivage électronique que l’archivage papier des documents officiels.
• Gérer des adresses dans l’ERP (Nodhos), maintenir les adresses et contacts clients à jour en accord avec les informations reçues des clients ou des opérations. Maintenir de façon proactive les informations transports de la fiche pays en faisant des mises aux points régulières avec les terrains dont il a la charge.
• Maintenir un historique transitaire. Afin de mesurer les performances de nos prestataires de service et de tenir un historique des problèmes rencontrés.

4)    Sélectionner le transitaire répondant au mieux aux exigences opérationnelles de manière à garantir les meilleurs routings et tarifs aux clients :

• Participer aux comités de sélection des appels d’offre maritime et aérien
• Organiser les appels d’offres ponctuels, choisir un transitaire et faire valider la décision
• Approuver les factures transitaires selon les appels d’offre effectués et si besoin obtenir les notes de crédit et émettre les factures à l’export

5)  Travailler en collaboration avec l’équipe « Freight Assembler » en leur transmettant au moment adéquat l’ensemble des informations/documents nécessaires dans le but de permettre la constitution physique des frets.

6)    Garantir l’émission des documents douaniers à l’exportation afin de suivre la législation :

• Établir les documents douane (EXA) pour les envois maritimes ou charter dont il a la charge.
• Fournir aux Customs Officers les documents nécessaires à l’élaboration des documents de transit.
• Fournir les informations utiles à l’établissement des documents EXA pour les envois aériens.
• S’assurer qu’il est en possession de tous les documents douaniers indispensables à l’envoi de ces frets.

7)    Suivre et régler les litiges avec les fournisseurs et clients (service après-vente relatifs aux dossiers transports). Selon le type de litige et en collaboration avec le Claims Officer, il analyse les responsabilités et si nécessaire contacte le transitaire afin de lui notifier ses responsabilités.

8)    Réaliser certains  projets du service expédition afin d’accompagner l’évolution constante du service :

• Élaborer et suivre un projet annuel des expéditions ou un projet personnel en lien avec les objectifs du département et/ou de la stratégie de MSF Supply.
• Apporter un appui technique, une expertise en transport aux clients en participant au projet « service level agrement » (SLA) ou en accord avec les cellules en cas d’identification de problème sur une destination. Dans ce cas, se rendre sur place, analyser la situation existante et formuler des propositions d’amélioration.

9)    Organiser les transports en urgence et les charters dans le but de livrer la marchandise au plus vite sur les terrains :

·       Estimer les poids et volumes de la marchandise à envoyer, avant la préparation physique du matériel.

·     En cas de charter, estimer le type d’avion nécessaire au chargement de la marchandise, vérifier les contrats avant signature, prévoir les camions pour les envois jusqu’à l’aéroport, organiser les appels d’offre, gérer les contacts avec le brooker choisi.

·       Chercher des solutions de transport afin de communiquer une date de préparation fiable au magasin.

·       Apporter son expertise technique afin d’aider le coordinateur des urgences à prendre une décision rapide quant au transport.

·       Chercher les meilleurs scénarios d’envoi et évaluer les risques pour chacun d’eux.

PROFIL :

·       Niveau d’études : Bachelor ou équivalent par expérience.

·       Niveau d’expérience : 1 à 3 ans d’expérience dans cette fonction ou une fonction similaire.

·       Compétences linguistiques : bilingue français, anglais.

·       Compétences fonctionnelles : très bonnes capacités relationnelles et  de communication, démarche organisationnelle structurée,  esprit de synthèse,  sens critique,  vision globale, connaissance et respect des procédures, rigoureux et réactif aux différentes situations auxquelles il est confronté.

·        Compétences techniques (ERP, WMS, Documents transport et fret...) : bonne connaissance du fonctionnement de la Supply Chain.

·       Apte à évoluer dans un milieu multiculturel et informel.

·       Une expérience dans le domaine humanitaire est un plus.

CONDITIONS :

·       Un contrat à durée indéterminée – temps plein

·       Poste à pourvoir : ASAP

·       Lieu de travail : Neder-Over-Heembeek (Bruxelles - Belgique)

·     Conditions salariales selon expérience + Chèques repas, assurance hospitalisation, assurance pension, remboursement des frais de transport (100% pour les déplacements en transports en commun/forfait kilométrique pour l’utilisation de son véhicule personnel)

·       MSF Supply bénéficiant du statut « Chargeur Connu » auprès des douanes belges, le contrat ne pourra être conclu qu’à moins qu’un extrait de casier judiciaire (modèle 596-1.29) soit préalablement remis au département des ressources humaines. Cet extrait de casier judiciaire devra être exempt de tout fait repris par l’article 3, point 9 de la directive européenne 2016/681. Pour toute information complémentaire, veuillez prendre contact avec le département des ressources humaines via l’adresse job.msfsupply@brussels.msf.org