MSF SUPPLY RECHERCHE UN/UNE « RECEPTIONIST&ADMINISTRATIVE ASSISTANT » (H/F/X)

CONTRAT À DURÉE INDÉTERMINÉE – 50% (21h15)

MEDECINS SANS FRONTIERES est une organisation humanitaire médicale, internationale, indépendante, présente dans plus de 60 pays à ce jour. MSF apporte une assistance médicale aux populations victimes de conflits armés mais aussi d'épidémies et de pandémies ou de catastrophes naturelles, et privées de soins, sur base de leur besoin, sans discrimination de religion, philosophie ou politique.

MSF Supply est la centrale d’achat de Médecins Sans Frontières Belgique. Ses 120 collaborateurs offrent un service logistique intégré aux missions sur le terrain : support technique, gestion des commandes clients, appels au marché et achat du matériel médical et non-médical, contrôle de qualité, entreposage et expédition des biens jusqu’aux missions présentes sur le terrain. MSF Supply est un des piliers de la Supply Unit d’OCB (Opérationnel Center Brussels, les opérations d’MSF Belgique) comprenant l’entièreté de la gestion de la Supply Chain à la fois internationale et locale. MSF Supply sert également d’autres organisations du secteur humanitaire.

En 2023, MSF Supply a servi plus de 71.000 lignes de commandes et envoyé plus de 15.000 m3 , soit 3100 tonnes de matériel sur le terrain.

Notre Mission : MSF Supply, centrale d’approvisionnement du mouvement MSF, fournit des produits et services de qualité adaptés aux besoins d’organisations humanitaires médicales test.

 Le département Ressources Humaines de MSF Supply s’occupe de la gestion administrative d'environ 135 travailleurs (employés, intérimaires, étudiants, stagiaires) situées sur un même site. Le département  collabore avec les manager pour développer et implémenter les procédures RH pertinentes pour accompagner les travailleurs tant au niveau du bien-être que de la mobilité et la formation ou encore le recrutement. Le département RH guide et conseille également l'équipe managériale sur les questions portant sur les relations sociales, la rémunération et les aspects légaux liés à la gestion des contrats.

RAISON D’ETRE :

Le/la réceptionniste PM est rattaché.e au département RH sous la responsabilité directe du Coordinateur RH. Il/elle complète la plage horaire de la réceptionniste du matin afin d’assurer une présence à l’accueil jusque 17h. L'heure de début sera 12h45 afin de garantir une passation avec la réceptionniste du matin. Sa responsabilité principale est de s'assurer de la bonne tenue des lieux et l’assistance administrative à l’entreprise.

RESPONSABILITES PRINCIPALES :

1.     Assure la réception des divers entrants (personnes, appels, colis, DHL, etc…), des divers sortants ainsi que du transfert des appels téléphonique et ce entre 12h45 et 17h.

• Accueillir les visiteurs et fournisseurs
• Assurer la réception des communications téléphoniques, le transfert des appels téléphoniques ainsi que la recherche des correspondants
• Gérer les courriers et colis entrants et sortants (Bpost, DHL…).
• Distribuer le courrier quotidien dans les bacs du personnel, préparer les recommandés.
• Gestion du mail central (office-msfsupply)
• Réservation des taxis

2.     Assure la bonne tenue des locaux

• Gestion des réunions : ponctuellement, lors de réunion importante avec des extérieurs, il/elle aide à la réservation des salles, au service des boissons et nourriture.
• S'occupe, anime et mène des actions proactives pour la bonne tenue de :

• l’information sur notre site Internet, aux valves…
• la cantine et la cuisine (vaisselle dans la machine, poubelles, fontaine à eau….)
• les salles de réunions (rangements et propreté des tables, fontaines à eau, provision de consommables tels que papier, lait – sucre, gobelets, marqueurs, installations des flip charts et autres petits matériels de bureau, ..)
• les sanitaires : uniquement pour les consommables en cas d’oubli de la société de nettoyage
• de tous les locaux via une communication régulière avec l’entreprise de nettoyage

3.     Assure différentes tâches administratives

•      Anime les cahiers de communication destinés à la réceptionniste du matin et la société de nettoyage
•      Assistance administrative au département RH (et ponctuellement à d'autres départements)
•      Aide à la gestion du bâtiment : interlocuteur(trice) avec les corps de métier, les fournisseurs, visites, inspections

4.     Assistance à l’ensemble de l’entreprise:

• Réservation des véhicules de l’entreprise
• Exceptionnellement, réservation des avions, trains et hôtels
• Autres tâches administratives diverses (mails, listes tel, organigramme, traductions, compte-rendus de réunion, commandes…).
• Organise, anime les départements et met à jour les archives de la société, notamment en jetant les archives qui ne sont plus nécessaires à garder.
• Support à l’organisation des différents Incentives : repas annuels, événements d’accueil ou de départ du personnel…
• Participation éventuelle au réseau des Assistant(e)s de Département de MSF-Belgique
• Applique et met à jour les procédures liées à ses responsabilités.
• Peut occasionnellement travailler dans l’entrepôt pour aider aux « urgences » ou à l’inventaire.

BACK UP :

Le/la réceptionniste PM est le backup de:

• Le/la réceptionniste AM lors de ses congés
• La Management Assistant

PROFIL :

• Niveau d’étude : secondaire/bachelier
• Expérience professionnelle : expérience en réception et gestion administrative est un plus
• Compétences linguistiques : trilingue français-anglais-néerlandais
• Compétences fonctionnelles :

• • Capacité à gérer toute situation avec le client et à gérer le stress
  • Maîtrise de l’expression orale et écrite
  • Sens de l’organisation et des priorités
  • Capacité à travailler en équipe
  • Proactivité

• Compétences techniques:

• • Connaissance des outils Outlook, Word, Excel

CONDITIONS :

• Un contrat à durée indéterminée – temps partiel (21h15 par semaine)
• Horaire : 12h45 - 17h
• Poste à pourvoir : ASAP
• Lieu de travail : Neder-Over-Heembeek (Bruxelles - Belgique)
• Conditions salariales selon expérience + Chèques repas, assurance hospitalisation, assurance pension, remboursement des frais de transport (100% pour les déplacements en transports en commun/forfait kilométrique pour l’utilisation de son véhicule personnel)
• MSF Supply bénéficiant du statut « Chargeur Connu » auprès des douanes belges, le contrat ne pourra être conclu qu’à moins qu’un extrait de casier judiciaire (modèle 596-1.29) soit préalablement remis au département des ressources humaines. Cet extrait de casier judiciaire devra être exempt de tout fait repris par l’article 3, point 9 de la directive européenne 2016/681. Pour toute information complémentaire, veuillez prendre contact avec le département des ressources humaines via l’adresse job.msfsupply@brussels.msf.org

Seules les personnes dont la candidature sera retenue seront contactées.

En soumettant votre candidature, vous acceptez que MSF Supply utilise vos données personnelles dans le cadre du processus de recrutement. Pour plus d'informations, consultez notre avis de confidentialité ou prendre contact avec notre référent à la protection des données Clément Degrendele via privacy@msfsupply.msf.org.

Pour plus d’informations sur nos activités : www.msfsupply.be  et  www.msf-azg.be