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Receptionist and Administrative Assistant - H-F-X, Brussels

Employment Type

Full Time, Fixed Term

Application Start Date

17-11-2023

Application End Date

02-12-2023

Location

Brussels

State/County

Brussels

Zip Code

1120

Country

Belgium

Work Style

On-site

Industry

Non-profit charitable organisations

Category

Supply chain

Position

General/other logistics/ transportation

Description

MSF SUPPLY RECHERCHE UN/UNE

« RECEPTIONIST&ADMINISTRATIVE ASSISTANT » (H/F/X)

 

CONTRAT A DURÉE DÉTERMINÉE (6 mois) - 100%

 

MEDECINS SANS FRONTIERES est une organisation humanitaire médicale, internationale, indépendante, présente dans plus de 60 pays à ce jour. MSF apporte une assistance médicale aux populations victimes de conflits armés mais aussi d'épidémies et de pandémies ou de catastrophes naturelles, et privées de soins, sur base de leur besoin, sans discrimination de religion, philosophie ou politique.

 

MSF Supply est la centrale d’achat de Médecins Sans Frontières Belgique. Ses 120 collaborateurs offrent un service logistique intégré aux missions sur le terrain : support technique, gestion des commandes clients, appels au marché et achat du matériel médical et non-médical, contrôle de qualité, entreposage et expédition des biens jusqu’aux missions présentes sur le terrain. MSF Supply est un des piliers de la Supply Unit d’OCB (Opérationnel Center Brussels, les opérations d’MSF Belgique) comprenant l’entièreté de la gestion de la Supply Chain à la fois internationale et locale. MSF Supply sert également d’autres organisations du secteur humanitaire.

 

En 2022, MSF Supply a servi plus de 92.000 lignes de commandes et envoyé plus de 4.140 tonnes de matériel sur le terrain.

 

Notre Mission : MSF Supply, centrale d’approvisionnement du mouvement MSF, fournit des produits et services de qualité adaptés aux besoins d’organisations humanitaires médicales test.

 

RAISON D’ETRE :

MSF Supply est à la recherche d’un(e) réceptionniste et assistant(e) administratif(ve) à temps plein pour 6 mois. Cette fonction est rattachée au département RH sous la responsabilité directe du Coordinateur RH. La personne occupera la position d’assistant(e) administratif(ve) en matinée et la position de réceptionniste l’après-midi. Il/elle complète la plage horaire de la (le) réceptionniste du matin afin d’assurer une présence à l’accueil jusque 17h. A la différence de la (le) réceptionniste du matin, il (elle) se concentre sur la bonne tenue des lieux et l’assistance administrative à l’entreprise.

 

RESPONSABILITES PRINCIPALES :

·       Assurer la réception des divers entrants (personnes, appels, colis, etc…), des divers sortants ainsi que du transfert des appels téléphoniques et ce entre 12h45 et 17h.

·       Assurer la bonne tenue des locaux (PM).

·       Assurer différentes tâches administratives pour le département admin/finance et pour l’entreprise en générale (AM).

 

DESCRIPTIF DE LA FONCTION :

·       Accueillir les visiteurs et fournisseurs.

·       Assurer la réception des communications téléphoniques, le transfert des appels téléphoniques ainsi que la recherche des correspondants.

·       Gérer les courriers et colis entrants et sortants uniquement pour ce qui est urgent (DHL…), le reste du courrier étant géré par la/le réceptionniste AM.

·       Distribuer le courrier quotidien dans les bacs du personnel, préparer les recommandés.

·       Gestion du mail central uniquement pour ce qui est urgent (briefing, réservations…), le reste étant géré par la/le réceptionniste AM.

·      Gestion des réunions : ponctuellement, lors de réunion importante avec des extérieurs, il (elle) aide à la réservation des salles, au service des boissons et nourriture.

·       S’occuper, animer et mener des actions proactives pour la bonne tenue de :

o   l’information sur notre site Internet, aux valves…

o   la cantine et la cuisine (vaisselle dans la machine, poubelles, fontaine à eau….)

o   les salles de réunions (rangements et propreté des tables, fontaines à eau, provision de consommables tels que papier, lait, sucre, gobelets, marqueurs…)

o   les sanitaires : uniquement pour les consommables en cas d’oubli de la société de nettoyage

o   de tous les locaux via une communication régulière avec l’entreprise de nettoyage

·       Animer les cahiers de communication destiné à le (la) Receptionist AM et la société de nettoyage

·       Assistance au département Admin–Finance-RH :

o   Mise à jour du fichier répertoriant les fiches de déplacement, mise à jour des documents légaux (Statuts, Administrateurs…)

o   Aide à la gestion des dossiers d’assurances

o   Aide à la gestion du bâtiment : interlocuteur(trice) avec les corps de métier, les fournisseurs, visites, inspection

o   Aide au traitement des factures d’achats marchandises (support hebdomadaire à l’Invoice Controller)

ü  Traitement de la boite email accounting (factures, notes de crédit, rappel …)

ü  Encodage et scannage des factures marchandises

ü  Archivages des factures

·       Assistance à l’ensemble de l’entreprise :

o   Réservation des véhicules de l’entreprise

o   Exceptionnellement, réservation des avions, trains et hôtels

o   Aide à la mise à jour les archives de la société, notamment en jetant les archives qui ne sont plus nécessaires à garder.

o   Organisation des différents Incentives, teambuilding, repas annuels, événements d’accueil ou de départ du personnel…

·       Il (elle) applique et met à jour les procédures liées à ses responsabilités.

·       Il (elle) peut occasionnellement travailler dans l’entrepôt pour aider aux « urgences » ou à l’inventaire.

 

PROFIL :

·       Niveau d’études : secondaire/bachelier

·       Expérience souhaitée dans la gestion administrative

·       Expérience souhaitée en tant qu’agent d’accueil-réceptionniste

·       Compétences linguistiques : trilingue français-anglais-néerlandais

·       Soft skills : très bonnes capacités relationnelles et de communication, organisation, proactivité, rigueur

 

CONDITIONS :

·       Un contrat à durée déterminée (6 mois) – temps plein

·       Poste à pourvoir : ASAP

·       Lieu de travail : Neder-Over-Heembeek (Bruxelles - Belgique)

·     Conditions salariales selon expérience + chèques repas, assurance hospitalisation, assurance pension, remboursement des frais de transport (100% pour les déplacements en transports en commun/forfait kilométrique pour l’utilisation de son véhicule personnel)

·       MSF Supply bénéficiant du statut « Chargeur Connu » auprès des douanes belges, le contrat ne pourra être conclu qu’à moins qu’un extrait de casier judiciaire (modèle 596-1.29) soit préalablement remis au département des ressources humaines. Cet extrait de casier judiciaire devra être exempt de tout fait repris par l’article 3, point 9 de la directive européenne 2016/681. Pour toute information complémentaire, veuillez prendre contact avec le département des ressources humaines via l’adresse job.msfsupply@brussels.msf.org