MSF SUPPLY RECHERCHE UN/UNE « Freight&Customs Coordinator » - (H/F/X)

(CONTRAT A DURÉE INDÉTERMINÉE – 100%)

MEDECINS SANS FRONTIERES est une organisation humanitaire médicale, internationale, indépendante, présente dans plus de 60 pays à ce jour. MSF apporte une assistance médicale aux populations victimes de conflits armés mais aussi d'épidémies et de pandémies ou de catastrophes naturelles, et privées de soins, sur base de leur besoin, sans discrimination de religion, philosophie ou politique.

MSF Supply est la centrale d’achat de Médecins Sans Frontières Belgique. Ses 120 collaborateurs offrent un service logistique intégré aux missions sur le terrain : support technique, gestion des commandes clients, appels au marché et achat du matériel médical et non-médical, contrôle de qualité, entreposage et expédition des biens jusqu’aux missions présentes sur le terrain. MSF Supply est un des piliers de la Supply Unit d’OCB (Opérationnel Center Brussels, les opérations d’MSF Belgique) comprenant l’entièreté de la gestion de la Supply Chain à la fois internationale et locale. MSF Supply sert également d’autres organisations du secteur humanitaire.

En 2022, MSF Supply a servi plus de 92.000 lignes de commandes et envoyé plus de 4.140 tonnes de matériel sur le terrain.

Notre Mission : MSF Supply, centrale d’approvisionnement du mouvement MSF, fournit des produits et services de qualité adaptés aux besoins d’organisations humanitaires médicales.

Le département Freight & Customs organise et coordonne l’envoi de nos marchandises à nos clients. Il est également en charge de la formation transport et douane des nouveaux arrivants de l’OCB lors des semaines de formation organisées par le département Supply Chain.

RAISON D’ETRE :

Le/la Freight&Customs Coordinator veille avec son équipe à ce que les produits commandés soient expédiés vers les destinations adéquates selon les règles GDP, dans les meilleurs délais, au meilleur prix en respectant les contraintes de transport (doc, règlementations, ….) et les exigences des clients tout en garantissant leur satisfaction.

Il/elle fournit de l’expertise technique en matière de transport à la Supply Chain de l’OCB afin d‘augmenter l’efficience de la Supply Chain en matière de transport au sein de MSF.

Il/elle assure une approche transversale entre les différentes parties impliquées au sein de MSF Supply, les départements de l’OCB, les autres centrales d’achat de MSF et le Bureau International de MSF, afin d’avoir une meilleure collaboration.

RESPONSABILITES DU POSTE:

1.     Rapporter et mesurer les performances du service Expéditions, transport à l’import et douane au CoGest (Comité de Gestion de MSF Supply) et CoCoo (Comité des Coordinateurs de MSF Supply) afin de fournir des informations correctes en lien avec les objectifs stratégiques de la société.

·         Collecter et analyser les informations liées au transport (import + export), au chargeur connu, aux produits dangereux et à la douane

·         Présenter des statistiques et des indicateurs de performance

2.     Négocier et organiser les appels d’offre afin de garantir les meilleurs tarifs (Opérationnel) à nos clients tout en respectant les procédures d’achat.

·         Négocier les conditions de transport et de prix auprès des fournisseurs

·         Organiser les appels d’offre transports maritime, aérien et routier

·         Diriger les comités de sélection liés aux appels d’offres et sélectionner les transitaires

·         Veillez au bon déroulement des appels d’offre charter

·         Vérifier les appels d’offre ponctuels faits par les expéditeurs

3.     Contrôler le respect des procédures (transport (import + export), chargeur connu, produits dangereux et douane), afin de maintenir le niveau de qualité du service Expéditions, pouvoir répondre aux différents audits et garantir le respect de la législation en cours.

·         Ecrire et mettre à jour les procédures liées aux expéditions, import, douane, chargeur connu et produits dangereux

·         Vérifier la cohérence des données dans l’ensemble des processus expéditions, import, douane, chargeur connu et produits dangereux

·         Etre garant du maintien des règles légales liées au statut douanier « Entrepôt II b » 

• Contrôler et valider les factures transport afin de garantir le respect des appels d’offres transport validés et le respect de la procédure « pouvoir de signature »

4.     Coordonner, recruter, former, encadrer, évaluer et motiver les membres du service Expéditions, transport à l’import et douane afin qu’ils atteignent les objectifs assignés au service.

·         Participer au recrutement des collaborateurs du service Expéditions

·         Former les nouveaux arrivants, supporter leur intégration dans MSF Supply et assurer le développement personnel des membres de l’équipe

·         Organiser, analyser et répartir équitablement le travail au sein de l’équipe

·         Mener les entretiens annuels des collaborateurs

·         Résoudre les problèmes et faciliter la recherche de solutions

·         Suivre les absences, les jours de congé, le télétravail et les déplacements de son équipe

·         Organiser les réunions d’équipes hebdomadairement (réunion de service, bilans et objectifs, etc)

5.     Garantir l’évolution constante du service afin d’améliorer les performances globales de MSF Supply.

• Participer aux briefings et débriefings
• Fixer les Bilans et Objectifs du service Expéditions
• Répartir les projets au sein de l’équipe et suivre leur évolution jusqu’à leur finalisation
• Suivre les changements de législation
• Etablir les cahiers des charges des développements informatiques du service, tester, suivre et implémenter
• Développer des nouveaux outils afin de faciliter le travail au sein du service des Expéditions
• Arbitrer et gérer les plaintes et les claims des clients pour le secteur des expéditions, import et douane dans le but d’optimiser notre fonctionnement et de fournir au « claims Officer » les informations nécessaires par rapport à la plainte introduite.
• Coordonner la bonne gestion de la base client et des fiches pays en collaboration avec le service Opérations.
• Suivi des plateformes de collaboration avec les missions MSF et partenaires externes

6.     Représenter le service auprès des clients, des fournisseurs, des autres départements, des partenaires logistiques, des autorités douanières et de la Direction Générale des Transport Aérien afin de transmettre de l’information, de défendre les intérêts et de garantir l’image du service Expéditions.

7.     Proposer et organiser un support technique afin de répondre à une/des demande(s) spécifique(s)  de clients, d’autres partenaires et/ou à des objectifs stratégiques du département Supply.

·         Préparer les objectifs spécifiques des visites terrains et garantir la mise en place des recommandations.

·         Formaliser et assurer la cohérence des messages délivrés par le service Expéditions et douane lors des briefings et débriefings organisés entre partenaires.

·         Faciliter les formations en écrivant le support académique tant en français qu’en anglais et en garantissant leur enseignement

·         Analyser les routing, les processus d’envoi et les procédures d’importation pour optimiser l’efficacité de la chaine supply

8.     Assurer les relations avec le pool d’urgence et le coordinateur d’urgence afin d’assurer la mise en priorité des frets et de répondre aux exigences du pool d’urgence et du département Supply .

• Il assure pour une à deux période(s) par an la coordination des urgences avec le pool d’urgence et les autres OC (voir description de fonction de coordinateur des urgences).
• Maitriser la technicité de la Supply Chain lors des urgences afin d’assurer un maximum d’appui à son équipe.
• Rassembler les informations adéquates sur les destinations et modes de transport.
• Assurer le suivi des envois urgents auprès du coordinateur d’urgence.

9.     Participer au CoCoo (Comité des Coordinateurs de MSF Supply)

10.  Participer périodiquement au CoGest (Comité de Gestion de MSF Supply)

11.  Participer aux Clusters en fonction des besoins / sujets (groupes de travail liés à la mise en application de la stratégie)

RESPONSABILITES COMMUNES AUX COORDINATEURS :

Le coordinateur est :

• Garant de la raison d’être de son département, des objectifs fixés par celui-ci et de remplir le rôle du département. Il organise le travail de son équipe dans le but d’atteindre les objectifs fixés. Il garantit l’évolution constante du service afin d’améliorer les performances globales de MSF Supply.
• Participe avec son équipe, à l’atteinte des objectifs de MSF Supply
• Evalue et, au besoin, modifie sa stratégie afin d’obtenir de meilleurs résultats.
• Gère et participe aux projets transverses de la structure. Il gère ou participe, selon les besoins, aux projets d’amélioration continue.
• S’assure de la motivation de ses équipes, mais également de la bonne transmission des informations au sein de son équipe. Il est le lien entre les différents membres de son équipe.
• Assure la gestion de son équipe par la gestion des conflits, du stress, de la charge de travail.
• Assure également le recrutement des membres de son équipe.
• S’assure de l’existence, la validation, la connaissance et la bonne application des procédures liées à son service.

PROFIL :

Qualifications & Expériences :

·       Niveau d’étude : Master – ou équivalent par expérience

·       Nombre d’années d’expérience : 5 ans

·       Expérience dans le transport international

Compétences :

·       Capacité de gestion d’équipe

·       Très bonnes capacités relationnelles et de communication, démarche organisationnelle structurée, esprit de synthèse, sens critique, vision globale, connaissance et respect des procédures.

·       Compétences fonctionnelles : capacité d’analyse de la chaine d’approvisionnement (analyse des processus d’envoi, analyse de contexte).

·       Compétences techniques (ERP, Office, Tarbel, NCTS, PLDA Documents transport et fret, etc.) : bonne connaissance du fonctionnement de la chaine d’approvisionnement, Incoterms, douane, produits dangereux.

·       Soucieux des besoins des clients.

·       Apte à évoluer dans un milieu multiculturel et informel.

Langues :

·       Maitrise du français et anglais impératif (oral et écrit).

·       La connaissance du néerlandais est un atout

CONDITIONS :

·       Un contrat à durée indéterminée – temps plein

·       Poste à pourvoir : ASAP

·       Lieu de travail : Neder-Over-Heembeek (Bruxelles - Belgique)

·       Conditions salariales selon expérience + Chèques repas, assurance hospitalisation, assurance pension, remboursement des frais de transport (100% pour les déplacements en transports en commun/forfait kilométrique pour l’utilisation de son véhicule personnel)

·       MSF Supply bénéficiant du statut « Chargeur Connu » auprès des douanes belges, le contrat ne pourra être conclu qu’à moins qu’un extrait de casier judiciaire (modèle 596-1.29) soit préalablement remis au département des ressources humaines. Cet extrait de casier judiciaire devra être exempt de tout fait repris par l’article 3, point 9 de la directive européenne 2016/681. Pour toute information complémentaire, veuillez prendre contact avec le département des ressources humaines via l’adresse job.msfsupply@brussels.msf.org