MSF SUPPLY RECHERCHE UN/UNE

« REFERENT UTILISATEUR – Produit/Tech/Achat » (H/F/X)

AVENANT OU CONTRAT A DUREE INDETERMINEE - 100%

MEDECINS SANS FRONTIERES est une organisation humanitaire médicale, internationale, indépendante, présente dans plus de 60 pays à ce jour. MSF apporte une assistance médicale aux populations victimes de conflits armés mais aussi d'épidémies et de pandémies ou de catastrophes naturelles, et privées de soins, sur base de leur besoin, sans discrimination de religion, philosophie ou politique.

MSF Supply et MSF Logistique, associations à but non lucratif, sont deux des centrales d'approvisionnement du mouvement Médecins Sans Frontières (MSF).

Elles assurent l'approvisionnement des programmes MSF, en médicaments, matériel médical et non médical, pour des programmes courants et des interventions d'urgence (populations déplacées, épidémies, catastrophes naturelles, conflits, etc.) depuis l’achat jusqu’au transport dans le pays de destination.

Elles sont agréées établissement pharmaceutique, entrepôt sous douane et reconnues par l’Union Européenne comme centrale d’achat humanitaire. Les Centrales ont également des activités de prestations connexes comme l’appui des équipes de terrain MSF (domaines techniques & opérationnels) ; l’adaptation des produits existants sur le marché aux spécificités des terrains d’intervention MSF, tel que les véhicules.

Chiffres clés 2023 : 54 M€ valeur stock ; 207 M€ chiffre d'activité ; 312 salariés ; 16.000 kits fabriqués par an ; 17.000+ références produits ; 10.000 tonnes expédiées dont 80% de médicaments et matériel médical.

Notre Mission : MSF Supply, centrale d’approvisionnement du mouvement MSF, fournit des produits et services de qualité adaptés aux besoins d’organisations humanitaires médicales.

Depuis mi-2023, MSF logistique et MSF Supply ont lancé conjointement un projet de révision de leurs systèmes d’information avec pour périmètre le remplacement de leurs ERP (Enterprise Resource Planning) et WMS (Warehouse Management System). La phase de sélection aujourd’hui terminée, les centrales d’approvisionnements se lancent dans le recrutement de collaborateurs qui vont participer à ce changement.

L'équipe projet de +-35 personnes accompagnée par une équipe de consultants contribuera au déploiement de l’ERP Sage X3 accompagné du WMS EGO dans le respect d’un budget d’environ 15 millions d’euros, du délai planifié et des critères de qualité définis.

RAISON D’ETRE :

Le référent utilisateur joue un rôle clé dans le projet révision SI en représentant les équipes opérationnelles des départements « Achats » et « Produits » au sein de l'équipe du projet SI, garantissant que les besoins et les attentes des utilisateurs sont bien compris et pris en compte dans le processus de changement d’ERP et de WMS. Il facilite également l’adoption du nouvel ERP en maintenant un lien constant entre les équipes opérationnelles et l'équipe projet.

MISSIONS PRINCIPALES :

·       Participe à la formalisation des processus actuels et cibles

·       Participe à la rédaction du cahier des charges fonctionnels

·       Réalise la recette fonctionnelle (tests en tant qu’utilisateurs)

·       Réalise en support post production

·       Consulte les équipes des utilisateurs sur les choix métier tout au long du projet

·       Contribue activement à la conduite du changement auprès de ses équipes métier

·       Soutien l’équipe technique dans la déclinaison des stratégies de migrations de données et de développement des interfaces

·       Soutien l’équipe technico fonctionnel dans le développement des rapports opérationnels, BI et développement spécifique

RESPONSABILITES :

Pour les domaines fonctionnels dans son périmètre :

·       Prépare les logigrammes décrivant les processus actuels et cible de son/ses service(s) en amont des ateliers de travail

·       Participe aux ateliers de formalisation des processus « to be » et « as is »

·       Modifie les logigrammes suite aux ateliers de travail

·       Valide les comptes rendus des ateliers de travail

·       Participe aux sessions de design avec les équipes de l’intégrateur

·       Ecrit les cahiers des charges fonctionnels à partir des templates fournit par l’intégrateur

·       En cas de gap fonctionnel dans l’outil cible, être force de proposition sur les scénarios possibles de résolution

·       Rédige les users stories pour les développements spécifiques (scénarios à tester)

·       Priorise des choix fonctionnels permettant un paramétrage standard de l’outil (VS des choix entrainant un développement spécifique)

·       Ecrit le cahier de recette (scénarios à tester) selon le template de recette fournie

·       Réalise la recette fonctionnelle (tests en tant qu’utilisateur)

·       Ecrit une partie de la documentation utilisateurs

·       Participe aux formations des équipes

·       Participer au rattrapage manuel des données en cas de gap lors du passage en production.

·       Accompagne les utilisateurs du domaine fonctionnel dont il est référent sur l’utilisation de l’outil en post production

·       Remonte les bugs ou problèmes en post production

·       A chaque réunion des services dont il/elle est en charge, il/elle présente en 5 minutes les avancées du projet et répond aux questions des équipes ou les transmet aux personnes concernées.

PROFIL :

·       Expérience et formation :

o   Une expérience significative dans certaines des fonctions logistiques/Supply chez MSF pour lesquelles la personne postule comme référent(e) utilisateur est un plus

o   Une expérience en gestion de projet maitrise d’ouvrage est un atout

o   Une expérience de travail en environnement ERP est requise

·       Compétences personnelles :

o   Leadership, force de proposition et proactivité

o   Qualités d’écoute et de formalisation

o   Qualités d’analyse, de synthèse et réactivité face aux problèmes

o   Aptitude à coopérer, sens de la négociation et du compromis, capacité de décision

o   Aptitude à s’approprier des connaissances de processus existants et d’identifier des besoins en dehors de sa propre zone de confort fonctionnelle, tout en se basant sur l’expérience des utilisateurs

o   Pragmatisme et diplomatie

o   Pédagogie

o   Résistance au stress

·       Compétences linguistiques :

o   Français : excellentes connaissances aussi bien à l’oral qu’à l’écrit

o   Anglais : compétences techniques suffisantes

CONDITIONS :

• Un contrat à durée indéterminée ou avenant au contrat – full time (100%)
• Poste à pourvoir : avril 2025
• Lieu de travail principal : Bruxelles (NOH)
• Déplacements : +-15% de déplacement sur le second site logistique (MSF Logistique – Mérignac-Bordeaux)
• Conditions salariales selon expérience + chèques repas, assurance hospitalisation, assurance pension, remboursement des frais de transport (100% pour les déplacements en transports en commun/forfait kilométrique pour l’utilisation de son véhicule personnel), écochèques, etc.

Seules les personnes dont la candidature sera retenue seront contactées.

En soumettant votre candidature, vous acceptez que MSF Supply utilise vos données personnelles dans le cadre du processus de recrutement. Pour plus d'informations, consultez notre avis de confidentialité ou prendre contact avec notre référent à la protection des données Clément Degrendele via privacy@msfsupply.msf.org.

Pour plus d’informations sur nos activités : www.msfsupply.be  et  www.msf-azg.be